你是不是也这样。早上到工位先烧水泡茶。打开电脑先刷十分钟手机。等真正开始干活已经九点半了。下午开会两小时。回工位发现邮件堆了三十封。下班前领导扔来一份报告要改。抬头一看窗外天黑了。加班成了家常便饭。
我做了八年文秘。前五年天天加班到九点。后来发现三招管用的办法。现在六点能准时走人。这跟聪明不聪明没关系。方法对了就行。
手边放一张A4纸。画个十字分四格。左上角写马上做。右上角写稍后做。左下角写委托别人做。右下角写直接删掉。每次接到新任务先往格子里扔。领导要的急件进左上角。常规报表进右上角。同事能帮忙的进左下角。垃圾通知和过时会议进右下角。
这招帮我省出大量时间。以前总被杂事牵着走。现在每天左上角不超过五件事。做完一件划掉一件。心里踏实。晚上不用把工作带回家。
文秘工作百分之七十是重复劳动。比如周报月报通知函会议纪要。我建了二十几个模板。每个模板只保留框架和固定话术。要写新内容时直接调出来。改数据改日期改称呼就行。
拿会议纪要举例。以前我边听边记。会后整理花一小时。现在模板分三块。第一块写会议基本信息。第二块写讨论要点。第三块写待办事项。开会时只往对应格子里填词。散会时纪要雏形已经有了。十分钟能发出去。
这招最大的好处是手不忙心不乱。模板放在电脑桌面文件夹里。按拼音排序。要用哪个点哪个。不用每次从头想格式。
早上九点一个。提醒自己今天必须完成哪三件事。中午十二点一个。检查上午的活干完没有。下午四点一个。看还有哪些没动。这个习惯逼我上午不闲逛。下午不拖延。
有人问闹钟响了正忙怎么办。我的办法是响完先花十秒看一眼。如果那件事不急。往后推半小时。如果急。立刻停下手里的活。这比记在脑子里强。脑子装太多事容易忘。
三招用熟了。我每天能空出两小时。这两小时不干别的。专门处理突发任务。领导要临时材料。别人要查历史档案。我都能马上接住。同事以为我运气好。其实是我提前把坑填了。
你今晚就可以试试第一招。拿张废纸画格子。明天上班把任务填进去。只填左上角。干完再填新的。一周下来你会发现。加班时间少了一半。剩下那一半。用第二招和第三招慢慢磨。别急。习惯是养出来的。
说句实在话。工作不是越忙越有价值。
把该干的干完。该走就走。
家里还有热饭等着。明天还有新活要接。
留点力气给自己。这比什么都强。
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